国际刑警组织信息控制和档案查阅规则

国际刑警组织信息控制和档案查阅规则

[II.E/RCIA/GA/2004 (2009)]
《国际刑警组织信息控制和档案查阅规则》

参考文件

第 73 届大会会议通过 AG-2004-RES-08 号决议，批准《信息控制和查阅国际刑警组织档案规则》，该规则替代《国际警务合作及国际刑警组织档案内部控制规则》第二部分（第 15 至 27 条），原部分予以废止。

第 78 届大会会议通过 AG-2009-RES-13 号决议，修正本规则第 2 条 (a) 款和 (b) 款。

国际刑警组织信息控制和档案查阅规则

目录

序言 ............................................................................................................................. 3
第一章：国际刑警组织档案控制委员会 .......... 3
第 1 条：委员会的职责 ................................................................................................................... 3
第 2 条：委员会的组成 ..................................................................................................... 3
第 3 条：委员会成员的任期 ........................................................................................... 3
第 4 条：提交委员会处理的事项 ........................................................................................... 4
第 5 条：委员会的运作 ...................................................................................................... 4
第 6 条：委员会的结论 ............................................................................................................ 5
第 7 条：委员会秘书处 ........................................................................................................ 5
第 8 条：委员会的预算 .............................................................................................................. 5
第二章：请求方查阅国际刑警组织处理的个人信息 ................................................................. 5
第 9 条：查阅条件和程序 .................................................................................................. 5
第 10 条：委员会实施的控制 ....................................................................................... 6
第 11 条：委员会处理请求的结果 ........................................................................................... 6
第 12 条：最终条款和临时措施 ........................................................................................ 6

序言

本规则旨在对国际刑警组织档案的独立控制作出规定。规则设立国际刑警组织档案控制委员会，并对该委员会的组成、职责和职能作出规范。本规则还规定了个人查阅本组织档案的一般条件。

第一章：国际刑警组织档案控制委员会

第 1 条：委员会的职责

（a）委员会应确保本组织处理个人信息的相关规则和操作，特别是创建新档案或新的个人信息传播方式的项目，符合本组织通过的所有相关规则，且不侵犯《国际刑警组织章程》第 2 条所提及的相关人员的基本权利（该条援引了《世界人权宣言》）及数据保护的一般原则。

（b）委员会应就涉及个人信息处理的任何项目、操作、一套规则或其他事项，向本组织提供建议。

（c）委员会应处理查阅国际刑警组织档案的请求，并向请求方作出答复。经请求，委员会应向任何国际刑警组织成员国的国民或永久居民提供国际刑警组织的档案清单。

第 2 条：委员会的组成

（a）委员会由 5 名成员组成，其任命基于专业能力，以确保委员会能够完全独立地履行使命：
一名主席，因其担任或曾担任高级司法或数据保护职务而被任命；
两名数据保护专家，其担任或曾担任该领域的高级职务；
一名电子数据处理专家，其担任或曾担任该领域的高级职务；
一名在警务事项，特别是国际警务合作方面具有公认国际经验的专家。

（b）成员的任命方式如下：
上述第 2 条 (a) 款所指的专家由大会从成员国提出并经执行委员会选定的候选人中任命。
主席由其他四名成员任命。

（c）委员会成员必须是国际刑警组织成员国的国民，且至少会说本组织总秘书处的一种工作语言。因此，成员国提交的申请必须包含足够详细的信息，以便对候选人的资格进行评估。

（d）成员应尽可能具有不同国籍，并至少代表两个地区。

第 3 条：委员会成员的任期

（a）委员会成员的任期为三年，自委员会主席任命之日起算，且委员会自主席任命之日起即视为组成。

（b）委员会成员的任期可连任一次，担任同一职务。但如遇特殊情况，执行委员会认为必要时，任期可连任两次。

（c）除不可抗力外，委员会成员的任期不得同时全部连任。

（d）若委员会某成员无法履行职责或辞职，应任命新成员填补其剩余任期。若该成员是由大会任命的，则在下次大会召开前，执行委员会可任命临时替代人员。

第 4 条：提交委员会处理的事项

（a）委员会可接收任何希望查阅与其本人或其代表的人相关的个人信息的请求，只要该请求符合委员会规定的可受理性条件。

（b）在《国际警务合作及信息处理规则》所指的所有情况下，总秘书处必须咨询委员会。

（c）总秘书处还可就涉及个人信息处理的任何问题或操作咨询委员会，特别是关于现有规则的解释、新规则或实施细则的通过、数据库的建立或与第三方签订涉及个人信息处理的协议等事项。

（d）委员会还可在其抽查范围内决定实施控制。

第 5 条：委员会的运作

（a）委员会在履行职责时应完全独立。

（b）委员会应确定其年度会议的地点和次数，但为履行职责，每年至少召开三次会议。会议由委员会主席召集。

（c）委员会会议应秘密举行。只有委员会成员和委员会秘书处人员为会议的常驻参会者。但委员会如认为某一议程项目的讨论需要其他人员参与，该等人员亦可参加会议。

（d）在不违反本规则规定的前提下，委员会应自行制定运作规则。

（e）委员会应采取一切适当措施履行职责并确保其独立性。为此，各方同意：
（1）委员会成员在履行职责时，不得寻求或接受任何个人或机构的指示，并应遵守职业保密原则；
（2）委员会可自由、无限制地查阅国际刑警组织处理的所有个人信息及任何相关信息处理系统，无论其地点、形式或媒介如何；委员会在行使查阅权时，应尽可能不干扰总秘书处的日常工作；
（3）委员会可咨询总秘书处，并要求听取其代表的意见；
（4）委员会还可咨询相关国家中心局、其他信息来源，甚至执行委员会；
（5）经执行委员会许可，委员会可按照下文第 6 条 (d) 款的规定，向大会发言。

（f）为便于委员会履行职责，总秘书处应：
（1）在收到任何请求后，立即将其转交委员会；且本组织转交委员会的请求及本组织与委员会之间的往来函件不得记入本组织的档案，除非委员会为更新国际刑警组织档案中已有的某项信息而建议记入；
（2）向委员会提供其要求或请求的任何信息，特别是包含个人信息的计算机化档案及其他档案的清单，以及这些档案的结构和相关访问权限；
（3）为委员会提供必要协助，特别是为便利其会议召开和保障其独立性；
（4）向委员会通报所有关于个人信息处理的新措施；
（5）在与委员会的建议存在公认分歧的情况下，可请求向委员会陈述或辩护其立场。

第 6 条：委员会的结论

（a）委员会可通过其秘书处（如适当）：
（1）将其调查结果和建议通知总秘书处，以便相关决定和意见能告知相关实体和个人并得到执行；
（2）如认为适当，可在会议前后向总秘书处提供请求中的某些信息或委员会秘书处应委员会要求编制的某些文件，以便理解和审查本组织对个人信息的处理情况。

（b）如总秘书处认为无法遵循委员会的某项建议：
（1）应采取一切适当措施，确保国际刑警组织对相关个人信息的处理符合国际刑警组织信息处理规则的规定；
（2）应在委员会下次会议上提交一份解释其决定的报告。

（c）如委员会与总秘书处在个人信息处理的某项操作或项目上存在分歧，可通知执行委员会，以便执行委员会在必要时采取适当措施。

（d）委员会应编制年度活动报告，供执行委员会了解，并连同执行委员会的任何意见一并提交大会。经执行委员会批准，委员会可自行向大会提交该报告。

（e）委员会应决定如何答复请求方，并发送答复。

（f）委员会有权发表公开声明，特别是披露其年度报告。

第 7 条：委员会秘书处

（a）总秘书处担任委员会的秘书处。总秘书处应任命一名秘书，该秘书在履行委派的职责时应完全独立于总秘书处。如秘书无法履行职责，总秘书处应任命替代人员。

（b）委员会秘书处应采取一切适当措施：
（1）为委员会开展或安排开展所有行政工作；
（2）作为委员会与国际刑警组织常设部门之间的接口和协调者；
（3）审查请求，按委员会要求开展研究和其他工作；
（4）执行委员会或其主席指示的任何其他任务。

（c）委员会秘书处应协助总秘书处，确保委员会的组成符合本规则的规定。

第 8 条：委员会的预算

总秘书处应向委员会提供履行其职责所需的预算。

第二章：请求方查阅国际刑警组织处理的个人信息

第 9 条：查阅条件和程序

（a）任何人都可自由且免费地行使查阅国际刑警组织档案中与其相关的个人信息的权利。

（b）委员会应确认收到任何请求，并尽早处理该请求。

（c）查阅个人信息的请求仅在请求人为可能的信息主体或其正式授权的法定代表人时方可受理。

（d）如提交给委员会的请求明显不合理（例如，因请求数量过多或具有重复性、系统性），委员会可不予核查，且无义务向请求人作出答复。

第 10 条：委员会实施的控制

（a）委员会收到请求后，应核查本组织是否存储有与请求方或其代表的人相关的个人信息，且该信息的处理是否符合本组织必须遵守的信息处理条件。

（b）根据上述第 6 条的规定，如委员会认为总秘书处需要采取行动，还应向总秘书处发送相关建议。

第 11 条：委员会处理请求的结果

（a）经信息提供方（如有的话）同意，委员会可向请求方提供国际刑警组织可能持有的、由该提供方提供的与请求方相关的信息。

（b）无论作出何种决定，在不违反上述第 9 条 (d) 款规定的前提下，委员会均应通知请求方已按请求进行核查。

第 12 条：最终条款和临时措施

（a）本规则作为本组织《总条例》的附件，自 2005 年 1 月 1 日起生效。

（b）《国际警务合作及信息处理规则》第 1 条给出的定义适用于本规则。